Desde la perspectiva empresarial, el proceso de pago tiene dos partes. La primera es recibir dinero de los clientes, y la segunda es hacer pagos a proveedores, socios, empleados y más. En resumen, el ciclo de pago es una puerta giratoria donde entran y salen transacciones constantemente. Aunque las transacciones entrantes (cobros a clientes a través de tarjetas, carteras digitales o transferencias) pueden llevarlas a cabo diferentes proveedores, las transacciones salientes son más específicas y suelen requerir la ayuda de un proveedor especializado.
Conceptos básicos del proceso de pago
Cuando hablamos de pagos internacionales, las transacciones salientes siguen estos pasos:
Paso 1: determinar quién es el beneficiario
Aquí hay que recabar toda la información necesaria sobre el destinatario del pago: el nombre del beneficiario (ya sea una empresa o un particular), cómo quiere recibir los fondos (por transferencia en una cuenta bancaria o a través de una cartera digital) y en qué parte del mundo se encuentra. En otras palabras, hay que saber en qué país va a recibir el dinero y en qué divisa. Responder a la pregunta del dónde nos ayudará a determinar la nomenclatura que se usa para identificar el banco y la sucursal del beneficiario.
Del mismo modo que una dirección de facturación o un número de teléfono tienen diferentes formatos en función del país, en cada región se aplican unos requisitos mínimos a las transacciones financieras. En Estados Unidos, por ejemplo, todas las transferencias deben incluir al menos un número de enrutamiento y un número de cuenta. Por el contrario, en casi toda Europa basta con un número de cuenta bancaria internacional, lo que se conoce como IBAN. Los sistemas de pago internacionales se encargan de modificar automáticamente los campos necesarios para que se ajusten a los requisitos del país del beneficiario.
Paso 2: aprobar el tipo de cambio
Este paso es exclusivo de las plataformas actuales que ofrecen más visibilidad a sus clientes sobre el proceso de transacción. Los proveedores tradicionales, como los grandes bancos, suelen aplicar un tipo de cambio fijo que no tiene en cuenta las fluctuaciones del valor de las divisas. En cambio, los sistemas más modernos se actualizan en tiempo real para ofrecer a los usuarios los tipos de cambio más precisos del momento. Además, estas plataformas permiten que los usuarios aprueben el tipo de cambio antes de completar la transacción.
Los clientes deben saber que los tipos de cambio fijos suelen ser indicativos de que se ha aplicado un recargo para compensar posibles fluctuaciones.
Paso 3: revisar los datos de la transacción
Este es el punto en el que el usuario debe revisar y aprobar los datos de la transacción para enviar el pago. Esos datos son fundamentales porque representan los estándares de cumplimiento específicos del país en cuestión, que determinan la información que se debe incluir y confirmar antes de procesar el pago. Desde el punto de vista del cliente, esto suele entenderse como un resumen de la transacción donde se indican los motivos de la transferencia de fondos (qué bienes o servicios se compran) y se confirma el importe exacto. Este importe es un total actualizado de los gastos, donde se tienen en cuenta factores como impuestos específicos de la región y tipos de cambio.
Paso 4: comprobar el cumplimiento
En este momento, el intermediario (el banco o proveedor externo) recibe el pago para procesarlo y debe hacer todas las comprobaciones necesarias en la región para añadir una capa extra de protección contra el fraude financiero y la suplantación de identidad. Aunque los estándares de cada país pueden variar ligeramente, en estas comprobaciones se suele verificar la identidad del beneficiario y la información de la transacción para ver si cuadran con otros registros.
Paso 5: ejecutar la transacción
Aquí es cuando los fondos se liberan para enviarlos a la cuenta del beneficiario, y la transacción se puede ejecutar de distintas maneras. Un cliente puede pagar con tarjeta de crédito, por ejemplo, y la responsabilidad de transferir los fondos pasa al proveedor de esa tarjeta. También puede pagar proporcionando al intermediario la información de su cuenta bancaria. En ese caso, el intermediario es el que debe sacar los fondos directamente de la cuenta del cliente para hacerlos llegar a la del beneficiario. Otra opción es que la responsabilidad recaiga en el cliente para iniciar la transferencia desde su banco y que los fondos lleguen al beneficiario o proveedor de servicios.
Incluso en este caso, el intermediario es quien debe llevar a cabo las comprobaciones necesarias y quien debe validar que el importe recibido concuerde con lo especificado en los detalles de la transacción. Después, puede enviar el pago a cualquier institución bancaria del mundo en función de lo que hayan especificado las partes involucradas en la transacción.
Aunque se considera que el ciclo de pago se ha completado cuando los fondos llegan a la cuenta del beneficiario, no es raro que en algunas regiones pase algo de tiempo hasta que los fondos están disponibles en dicha cuenta. En China, por ejemplo, es habitual que los bancos pidan una prueba adicional de la transacción en forma de factura antes de procesar la transferencia.
Automatización para evitar complicaciones
Este proceso es rápido si no se lleva a cabo manualmente por diversas partes y se simplifica a través de la automatización y con transparencia. Si quieres saber más sobre el proceso de pago y cómo modernizarlo para mejorar la eficiencia operativa, descarga nuestro último libro electrónico.
