I processi di pagamento affrontati dalle aziende sono di due tipi. Il primo consiste nella ricezione di fondi dai clienti, mentre il secondo ne prevede l’invio a fornitori, partner, dipendenti e altri. In sostanza, il ciclo di vita dei pagamenti è come una porta da cui entrano ed escono costantemente le transazioni. Se la ricezione di fondi dai clienti può essere gestita con vari metodi (tramite carta, portafoglio elettronico o accredito diretto), l’invio, invece, è più articolato e in genere richiede l’aiuto di un provider in grado di fornire servizi specifici per i pagamenti in uscita.
Nozioni fondamentali sul processo di pagamento
Per quanto riguarda i pagamenti transfrontalieri, le transazioni in uscita seguono queste fasi:
Fase 1: individuazione del beneficiario
Questa è la fase dell’acquisizione di tutte le informazioni necessarie sul destinatario del pagamento, tra cui il nome (sia se il soggetto è una persona fisica sia se è un’azienda), il metodo di ricezione dei fondi preferito (accredito diretto su un conto corrente fisico o un portafoglio digitale) e la località (cioè il Paese e la valuta in cui desidera ricevere il pagamento). La località consente a sua volta di determinare la nomenclatura da utilizzare per identificare correttamente la banca e la filiale del beneficiario.
I requisiti essenziali per elaborare le transazioni variano a seconda del Paese, proprio come accade per l’indirizzo di fatturazione o il numero di telefono. Ad esempio, per effettuare un trasferimento negli Stati Uniti, occorre indicare almeno il numero di routing e il numero di conto. Invece, in quasi tutta Europa è sufficiente un numero di conto corrente internazionale o IBAN. I sistemi di pagamento compatibili a livello globale modificano automaticamente i campi obbligatori da compilare in base ai requisiti relativi alle transazioni in vigore nel Paese del beneficiario.
Fase 2: approvazione del tasso di cambio
Questa fase riguarda esclusivamente le piattaforme moderne che garantiscono transazioni più trasparenti ai propri clienti. Mentre i provider tradizionali (come le grandi banche) spesso applicano un tasso di cambio fisso che non considera le fluttuazioni valutarie, i sistemi di ultima generazione lo aggiornano in tempo reale per offrire agli utenti quello più preciso e recente. Inoltre, permettono loro di approvare il tasso di cambio prima di procedere con la transazione.
Gli acquirenti devono stare attenti ai tassi di cambio statici, in quanto di solito sono un segnale dell’applicazione di un margine di profitto elevato per compensare eventuali fluttuazioni dei tassi di cambio alla fine dell’operazione.
Fase 3: revisione dei dettagli della transazione
Questa è la fase in cui un pagamento viene effettivamente sottoposto all’approvazione, ovvero alla revisione e all’accettazione dei dettagli relativi alla transazione da parte dell’utente. Questi dettagli sono fondamentali perché rappresentano i requisiti specifici di conformità vigenti in un determinato Paese inerenti alle informazioni che devono essere presenti e verificate prima dell’elaborazione. Dal punto di vista dei clienti, spesso questa fase si traduce in una sorta di riepilogo della transazione che riporta il motivo della spesa (ovvero i beni o servizi acquistati) e che conferma l’importo esatto dell’operazione. Tale importo è la somma aggiornata dei costi sostenuti e tiene in considerazione alcuni fattori, quali le imposte e i tassi di cambio specifici del Paese.
Fase 4: controlli di conformità e verifica
Questa è la fase in cui l’intermediario (banca o provider di terze parti) riceve per la prima volta il pagamento da elaborare. La sua responsabilità è condurre tutte le verifiche previste nel Paese in modo da garantire maggiore protezione contro frodi finanziarie e furti d’identità. Anche se i requisiti di conformità cambiano leggermente a seconda del Paese, in genere tali controlli comprendono la verifica dell’identità del beneficiario e delle informazioni relative alla transazione per assicurarne la coerenza con quelle presenti in altri registri.
Fase 5: esecuzione della transazione
Questa è la fase in cui avviene effettivamente il trasferimento dei fondi dal conto dell’ordinante a quello del beneficiario. L’esecuzione della transazione si realizza in diversi modi. Ad esempio, un cliente può effettuare un pagamento tramite carta di credito, lasciando che sia l’emittente della stessa carta a occuparsi del trasferimento dei fondi. Può anche decidere di pagare fornendo le coordinate bancarie del conto all’intermediario. In tal caso, è proprio quest’ultimo ad assumersi l’onere di prelevare i fondi direttamente dal conto del cliente e spostarli su quello del beneficiario. In alternativa, il cliente può farsi carico di questa responsabilità, avviando il pagamento dal proprio conto corrente per inviarlo al beneficiario o provider.
Anche in quest’ultimo caso, comunque, l’intermediario della transazione ha sempre l’obbligo di eseguire un controllo di conformità completo e di verificare la corrispondenza tra importo ricevuto e quello indicato sui dettagli dell’operazione. Una volta verificata, invia il pagamento ai partner bancari nel mondo, come stabilito dalle parti coinvolte.
Il ciclo di vita dei pagamenti è considerato concluso quando i fondi giungono sul conto del beneficiario. Tuttavia, in alcuni Paesi non è inusuale che il processo si interrompa temporaneamente prima che il titolare del conto possa accedere ai fondi. Ad esempio, in Cina è piuttosto comune che le banche locali richiedano una prova aggiuntiva della transazione sotto forma di fattura prima di poter procedere con l’elaborazione del trasferimento.
L’automazione abbatte le difficoltà
Ovviamente, questo processo diventa più veloce se, anziché essere eseguito manualmente da più parti, viene semplificato grazie all’automazione e alla trasparenza. Per saperne di più sul ciclo dei pagamenti e su come rinnovarlo per rendere efficienti le operazioni, scarica l’ebook dedicato all’argomento.
